Fröbel - Bilddatenbank mit Schnittstelle zur Personaldatenbank? - Aber klar

Der Kunde

Mit über 14.000 Kindern in 160 Einrichtungen ist die FRÖBEL Bildung und Erziehung gemeinnützige GmbH  im Bereich der Kinder– und Jugendbetreuung der größte überregionale freigemeinnütziger Träger in Deutschland. In 10 Bundesländern gibt es Krippen, Kindergärten, Horte und Geschäftsstellen. Derzeit sind 3.200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Organisation beschäftigt.

Die Dachorganisation der FRÖBEL-Gruppe, der FRÖBEL e.V., wurde 1990 in Berlin gegründet und ist anerkannter Träger der Jugendhilfe.  Neben Kindergärten in Deutschland, gibt es noch weitere Einrichtungen in Polen und Australien, sowie ein Kooperationskindergarten in der Türkei. Das Thema Familienfreundlichkeit spiegelt sich auch in den Einsatzbereichen Kinderschutz, Krisenmanagement und Ehrenamt wieder.

Die Aufgabenstellung

Der FRÖBEL e.V. und seine angeschlossenen Organisationen verfügen über eine Vielzahl an Bildern und so wurde nach einer online Lösung gesucht, in der die Bilder zentral verwaltet werden können. Da auch auf den Bildern Beschäftigte abgebildet sind, wurde eine Verknüpfung zwischen Personaldatenbank und cleop Bilddatenbank benötigt.

Bei Änderungen in der Personalstammdatenbank soll die cleop Bilddatenbank aktualisiert werden. Wechselt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Unternehmen, erhält das betreffende Bild einen Sperrvermerk und wird nicht weiterverwendet.

Die gesuchte Bilddatenbank sollte perfekt zu den Bedürfnissen von FRÖBEL passen und durch die Einfachheit der Features überzeugen.

Die Herausforderung

Die größte Herausforderung war es, eine nahtlose Integration zwischen zwei nicht zusammengehörigen Systemen zu schaffen. Und zwar eine Datenschnittstelle zur Personaldatenbank mit der cleop Bilddatenbank und mit dem Intranet von FRÖBEL. Auch die Unternehmensgröße und die damit verbundene komplexe Vereinsstruktur stellten hohe Anforderungen an die zu realisierende Gesamtlösung.

Die Lösung

teamnext konnte mit dem Digital Asset Management System cleop eine Lösung bereitstellen, die es FRÖBEL ermöglicht, teamübergreifend zu arbeiten. Durch eine Schnittstelle für den Datenimport der Personalstammdaten konnte die Aktualisierung der Bilder realisiert werden. Durch die automatische Verschlagwortung mit TAGs werden die Bilder noch schneller gefunden, und gelangen so auf dem schnellsten Weg an externe Partner und Dienstleister. Die cleop Bilddatenbank kann nach individuellen Vorstellungen angepasst werden und die Wünsche und Anforderungen von FRÖBEL konnten so realisiert werden. Durch den intensiven Austausch mit unseren Kunden, ist es uns möglich die Weiterentwicklung der cleop Bilddatenbank zielgerichtet an deren Wünschen zu orientieren.

Die Vorteile

  • Passgenaues Produkt für Kunden mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten 
  • Individuelle Schnittstelle zu Personalstammdatenbank und Intranet
  • Transparente Preisgestaltung
  • Unterstützung bei der teamübergreifenden Zusammenarbeit
  • Stetige Weiterentwicklung der cleop Bilddatenbank
  • Priorisierter Support
  • Datenschutzkonformer Betrieb nach §11 BDSG/EU-DSGVO

Das Fazit

"Als zentrale Abteilung Unternehmenskommunikation laufen bei uns alle Fotos zusammen, die in Print- und Onlinepublikationen benötigt werden. Wir freuen uns, dass wir mit cleop eine Lösung gefunden haben, mit der wir die große Anzahl an Bildern gut archivieren und immer wieder neu für Projekte aller Art zusammenstellen können."

Sophie Lüttich

Referentin Kommunikation

FRÖBEL e.V.